【tips】タスク管理について

このブログはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

ちょっと更新遅れてすみません。

2部2章やってました。

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新所長がマジで沼。

今回、会社への罵詈雑言が相当含まれているため、とっとと説明行けやって方と、メンタルが弱ってる方は前置きを飛ばしてくださいねー。前置き以外にもちらほら口汚いです。すみません。ツクールはほっとんど関係ないけどタスク管理に役立てば幸いです。

我らタスク管理苦手マン。(前置き1)

悪友のあっきーがこんな感じのツイートしてました。

発達障害のせいなのかどうかは知らんのだけど自分の体質で困ってること

1、一度気が散ったら持ち直すまでに時間がかかる
2、不注意&空間認識力の低さでタンスに小指
3、違う音を同時に把握できない
4、違う言葉を同時に認識できない
5、作業中に別の作業が急に入るとそれまでのメモリが飛ぶ

— 暁人(あきっと) (@_A_kit) 2018年10月11日

わかりみーーーーー!!!!!

いやもう全部わかる!!!僕も!!!!!って感じです。しかもこれらが発生することによりマジでメンタルサゲサゲで毎日枕を濡らします。割と比喩じゃない。箸が転げても泣く。比喩じゃない。今現在は絶賛ニート中なのでそれでも回数は減ったものの、仕事辞める前にいたゴミ会社に勤めてるときはメンがヘラって本気で辛かった。いや重い話をしようとしてるわけじゃないんですが。よっしゃ当時の日記の写真でも貼ってクソ会社を振り返ろうと思ったら思ったよりもアウトなことしか書いてなくて載せられませんでした。ふふふ。

で、今回は5について。

当時本気で死ぬか辞めるかの瀬戸際まで追い詰められてた結果得られた、クソ会社で生き抜くためのタスク管理についてを語ろうと思ってブログを更新してる次第です。自己流です。

どんなゴミ会社だったか。(前置き2)(怨念)

最近までとある有名製薬会社の事務の派遣でした。当初「基本的なエクセル操作が出来ればいい」「電話ほぼなし」という求人で入社したのですが、入ってみたら電話番担当(頻度高め)Accessのマクロとクエリ構築必須、エクセルについても、VBA必須、数行に渡るクソ長数式などなど条件と全く違うことを言われましたし、時給1500円と聞いてたのに実際には1400円だったりとか、100%何があっても休んじゃいけない週があったりとか入社初日～退社まで毎日、帰ってきた瞬間大号泣する程のパワハラのオンパレードだったりとか、社内に当たり前にあるセクハラとかほんっと前時代的な会社でした。とりあえず不買してます。

なーーーにが「お茶汲みと共用の台所の掃除は女の事務員の仕事」だ!!!「あの医者は女好きだから女の営業付けてビキニ着せてサーフィン行けば取れる」だ!!!「一々メモすんな」だ!!!「口頭の指示で作業出来ないなら社会人失格」だ!!!「上司に飲み会に来てもらったら次の日にお礼して回るのが常識」だ!!!「死ね」「ボケ」「バカ」「カス」「死んでしまえ」「辞めろ」「お前は要らない」だ!!!そのくせあの人前で怒鳴り散らしてクビにするだの酔って潰して頭をしたたかに打ち付けて指すら動かせなくなって倒れている人間をゲラゲラ嗤いながら写メ撮って「これ社内一斉回覧するからな」だと言ってるクソクソゴミ支店長はオバサン曰く「人たらしの情に厚い方」とか言われててもうほんともうほんとあの会社潰れねえかなぁ!!

物理的に。トラック通る度に社屋が震度3くらいに揺れてたし。

ついでに言うとプリン頭の派遣会社は契約期間を勝手に短くしたり伸ばしたりアフターフォローもクソクソのクソだった上に、パワハラセクハラについても「アナタがちゃんと確認取らないから悪いんですよ(*^_^*)」「今後のステップアップになると思ってください(*^_^*)」「アナタのためを思っていってくださるんですよ(*^_^*)」「ツライことも後から「あの時の叱咤激励が力になったな」と思いますよo(*^_^*)o」等とほざいたので金輪際使いません。お薦めもしません。

やっっっと本題。

と、前置きがめっちゃ長くなりましたが本題に入りますね。そのクソ会社での仕事の内容はこんな感じでした。

ほんとはもっともっとある上に飛び込みの仕事とかもあるんでアレなんですが分かりづらいので1/10くらいにしました。本当はそれぞれ10ファイルずつある。しかもほぼ全部、書式オーダーメイドなだけで内容丸被りという地獄。

ルーチンワークだけでこれだけある感じです。

「日次業務」はその日の内にやる仕事。リミットは10時(9時始業)「月次業務」はその月の内にやる仕事。リミットは6営業日目(開始は3営業日)「通期業務」は6ヶ月ごとの仕事。リミットは気分により変わります。

中でもクソ支店長・ゴミ部長宛てのデータは僕の命より優先度が高いようでした。クソが。

優先順位をつける。

まずは優先度をつけていきます。

ただ、優先度といっても基本的に全て今すぐと言われてるデータなのでぶっちゃけ優先度なんてわかんねーよ!!!となりがちです。クソが。

まっとうな会社にいる人は「締め切りが一番早いもの」とか「クライアント宛ての資料」とか、そういう基準で選出します。趣味でのタスクなら「基礎となる部分」とか、「手をつけやすいもの」とか「手っ取り早くモチベーション上がるやつ」なんかもいいかもしれません。

そしてここで重要なのは最優先は1,2種類に絞ることです。

恐らく、タスク管理する以上はどれも優先的にやりたい事項だと思います。なのであれもこれも最優先…とやってると優先順位が結局決まりません。下手すると優先度を決める優先度が最優先…なんてことになり余分な工数がかかってしまいます。

とりあえず僕は「命に関わるもの」を最優先にしてました。

緑が最優先、黄がその次って感じです。

緑は、データが無いとほぼ全ての資料が作れないので物理的な意味での最優先。黄色は結構な量がありますが、つまりはクソ支店長・ゴミ部長の関わる案件を最優先にした感じです。毎日耳元で嫌味ったらしく催促されます。モチベーションは下がるわ催促の時間がもったいないわ心が死ぬわでガチ目に命に関わります。ていうか命に関わるので会社辞めました。

もちろんデータごとに優先度が付けられるならそれに越したことはないですが、どうしてもこれは全部早く提出しないと…って場合の細かい順位は物理的に作りやすい順って感じで良いと思います。ちなみに僕の前任のきっついクソババアの時は月半ばが締め切りだったんだけどね。なんでかね。

ルーチンワークはあらかじめ順位を決めて一覧にする。

また、ルーチンワークのような「一定期間ごとに必ず発生する案件」は。手が空いた時にでも順番を決めておきます。

まずは優先順位の高いものから。次は締め切りが近いものにしてます。

これは個人により何を最も優先するかにもよるとは思うのですが、正直優先度を考える時間っていうのを使うのはタスク管理苦手マンには相当な重労働だと思うんですよね…。人間関係とか資料の内容とか、一々考えてたらいつまでも終わらないので脳死で行きましょう。

あとは偉い人順とかうるせえ人順とか、いっそ書いてある順とかでいいです。これ以下の優先順位は正直どーでもいいとさえ思ってます。

あと多分資料の重要さ加減については、提出遅れて困るなら期限とかきちんと提示されると思いますし、こちらからも依頼された時点で「いつまでに必要ですか?」と確認しておきましょう。

それでもなるはや～とか言われたらもう知らんというわけにもいかないので自分がいつその資料に取り掛かれるか、作成にどのくらいかかるかを多めに見積もった日付を締め切りとして提示してみましょう。もしそれで困るようなら、具体的な締め切りが出ると思います。そこまでしてやらんとバカ共は自分のスケジュールを言わねえ。

こんな感じになりました。

この時に余裕があれば、紐づいてる作業とかで大雑把に分けておくと、後々暇なときに手順を見直したりとかしやすいかなーと思います。

その日の作業を付箋に書く。

つまりはTodoリストの作成ですね。1日にこだわらず直近程度でもいいです。

ここで個人的に重要かなーって思うのは

・アナログでやる

・無地に書く

・きれいに書かない

・意識するところに貼る

って感じですね。もちろん個人差はあると思うので適宜。

アナログでやる

デジタル付箋って見なくない!?てかデスクトップ見なくない!!?どんどんでっかくなっていかない!!!!!?????って個人的に思います。

でっけー画面とかでゅあるもにたーとかやってる人は違うのかもしれませんが基本的に自分は(仕事も自宅もノートPCのため)画面いっぱいなんですよね。ついでに言うと付箋がタスクバーにあるの邪魔だなーとか、Alt+Tabで画面間移動するときに付箋をまたいで移動するの邪魔だなーとか、文字の強調すんのめんどくせーなーとか、作業を中断して付箋確認するのもなー、とかとか色々あってアナログに落ち着きました。

あとどこまでも広がるせいで画面いっぱいに付箋。そして簡易マニュアル化。あれ…Todoとは…てなりました。一時期別の会社で付箋どころかカレンダーすら卓上保管禁止、見つかったら連帯責任とかいうクッソバカバカしい一流会社にいた時アホ程デジタル付箋貼った結果。

無地に書く

きょうびハイカラオシャンティなTodoメモとかあると思うんですが、ハイカラオシャンティだと書くとき緊張しません!!?クッソ汚い字とか字桁揃ってなかったりとかめっちゃヤじゃない!!?

文字数足りなくない!!!?????って思います。

こだわって書いてるうちに時間が過ぎていく…。しかも割り込んで別の案件が入ってきたら、行内に書けないのめちゃくちゃヤじゃない!!?書き直そう!!!!!!ってなりません?ならない?そっか…

自分はそれで時間が取られてしまうので結局使いませんでした。

さらに言うと方眼紙とか罫線ですらその呪いが発動するので最終的に無地の強粘着付箋に落ち着きました。もちろん付箋でもハイオシャなのありますが、枠内に収まらないと(略)

私信：この付箋フレディっぽくない?

きれいに書かない

ハイオシャと意味合いとしてはあんまり変わんないんですが、つまりはきれいに書くとイレギュラーが発生したときに書き直したくなるので、きれいに書くのをやめました。しかも書き直すっていうのがうっかり最優先事項になりよる。馬鹿か。

意識するところに貼る

目につく場所に貼ったところで見ないもんは見ないんですが、その中でも比較的見える位置に貼ってました。

自分はノートPCなので、右手首を置く場所にテープのりでべったし貼ってました。カドがめくれて来る頃にはTodoの更新時期。今は全面にのりのついた付箋もあっていいですね。

ついでに言うと「何か考えてるときに手が何かしてないと嫌」っていう妙な癖があるので、VBAの画面とにらめっこしながら付箋のカドを

こねくりまわしたりとかして一石二鳥です。一石二鳥か?でもこの癖ってフィジェットキューブとかストレスリリーサーとかでちゃんと手を遊ばせちゃうと、逆にそっちに気を取られてしまうんです。

後は順番にこなしていく。

以上のことを踏まえたうえで、完成形がどうなるかというとこんな感じになります。

きったね!!!!!!!!!!

でもこんだけ汚いと逆にこだわりをぶん投げて出来るんで楽でした。中々再現度は高いと思います。きたねえ。

慣れてきたら日次のルーチンは書かないとか、別紙で付箋貼ってそこだけ毎日貼り換えるとかでもいいと思います。ある程度完了したら剥がして次の優先度から書いていくとか、暇なときにやる程度の作業は左手側に貼っておくとかしてました。

ついでに、このぐらいのサイズに収まる内容で貼り換えていくと、自分の直近の目標としてもそこまで難しくない程度の量まで抑えられるし、これを貼り換える時に「おお!このくらい作業出来たんじゃん!」って達成感も得られます。

以上、正直参考になるかどうかわかんないんですが、タスク管理苦手マンの僕がゴミ会社で必死にタスク管理出来た方法でした。

セリア大好き。

ちっさい頃からメモ帳とかミニ便せん集めたりが大好きなんですけど、その中でも最近めっちゃ集めてた(会社辞めて外出てないので過去形)のがセリアの「レトロ横丁」シリーズです。

www.seria-group.com

jocee.jp

その名の通りレトロポップな感じの便せんとかのシリーズなんですが、処方箋みたいな袋だったり、懐かしの駄菓子デザインのシールだったりとめちゃくちゃかわいいのが取り揃えられているのです。

以前、誕生日にあっきーとなったんから日記セットをもらって結構愛用してるんですが、ほぼ日って、機能的にはすげー優れてるんですけど

余計なお世話だコノヤローって感じの格言欄があるじゃないですか。

あれが苦手なので、ちょっとセリアの日記に鞍替えしようかなーと考え中です。セリア行きたーい。